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Datenschutzrichtlinien

Wir, die charles GmbH (charles), verpflichten uns, Ihre Privatsphäre zu respektieren. Diese Datenschutzrichtlinie gilt für personenbezogene Daten, die auf unserer Website www.hello-charles.com von charles als Verantwortlichem gesammelt werden. In dieser Richtlinie beschreiben wir, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrer Nutzung unserer Website und unseres Newsletters, den wir Ihnen zusenden, erheben, empfangen, nutzen, speichern, weitergeben, übertragen und verarbeiten.

Diese Datenschutzerklärung gilt nicht für Daten, die wir über unsere Softwarelösung, die charles conversational commerce (cCom) Platform, im Auftrag unserer Kunden in unserer Eigenschaft als Plattformanbieter (charles cCom-Platform) verarbeiten und auf die Sie über die Funktion "Anmelden" auf unserer Website zugreifen können (Kundendaten). Ihre Nutzung der charles cCom-Platform als Kunde von charles fällt unter: den charles cCom-Platform-Zusatz zur Datenverarbeitung, den wir Ihnen vor dem Onboarding zur Verfügung gestellt haben.


Sie können frei entscheiden, ob Sie die Webseiten besuchen möchten, ohne nicht-erforderliche persönliche Daten über sich selbst zu übermitteln (durch Auswahl in unserem Cookie-Management-Tool). Wenn Sie eine Demo anfordern oder sich mit uns bezüglich der charles cCom-Lösung in Verbindung setzen möchten, bitten wir Sie um die Angabe personenbezogener Daten zu Ihrer Person. Darüber hinaus sammeln wir Informationen in Übereinstimmung mit den von Ihnen in unserem Cookie-Manager festgelegten Einstellungen. Weitere Informationen über die von uns verwendeten Cookies finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

Wir werden Ihre persönlichen Daten niemals an Dritte verkaufen.

 

  1. Name und Kontaktinformationen des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Diese Datenschutzrichtlinie gilt für die Datenverarbeitung durch:

charles GmbH (im Folgenden: charles oder hello-charles.com)

Gartenstraße 86-87

10115 Berlin

Deutschland

E-Mail: info@hello-charles.com

Geschäftsführung: Andreas Tussing

 

  1. Name und Kontaktangaben des Datenschutzbeauftragten (DSB)

charles GmbH

Gartenstraße 86-87

10115 Berlin

Deutschland

E-Mail: dpo@hello-charles.com

 

Jede betroffene Person kann sich jederzeit mit allen Fragen und Anregungen zum Datenschutz direkt an unser Datenschutzteam wenden.

  1. Verarbeitung der Daten

Im Folgenden informieren wir Sie über unsere Datenverarbeitung im Zusammenhang mit unserer Website, deren Zwecke und Rechtsgrundlagen, die erhobenen Daten, die jeweilige Speicherdauer und ggf. konkrete Widerspruchsmöglichkeiten und Betroffenenrechte.

 

  1. a) Erstellung von Protokolldateien

Beim Aufrufen unserer Website www.hello-charles.com werden durch den auf Ihrem Endgerät zum Einsatz kommenden Browser automatisch Informationen an den Server unserer Website gesendet. Diese Informationen werden vorübergehend in einer sogenannten Logdatei gespeichert.

 

Art der Daten

Die folgenden Informationen werden ohne Ihr Zutun gesammelt:

  • IP-Adresse des Computers/Mobilgeräts,
  • Eindeutige Gerätekennung,
  • Typ/Version des verwendeten Browsers,
  • Informationen zum Standort,
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
  • Name und URL der abgerufenen Datei,
  • Die Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer URL), und
  • Den verwendeten Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Computers sowie den Namen Ihres Zugangsanbieters.

 

Verwendungszwecke

Die genannten Daten werden von uns zu den folgenden Zwecken verarbeitet:

  • Um eine reibungslose Verbindung der Website zu gewährleisten,
  • Um eine komfortable Nutzung unserer Website zu gewährleisten und
  • Bewertung der Systemsicherheit und -stabilität.

 

Rechtliche Grundlagen

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs.. 1 Satz 1 lit. f GDPR. Unser berechtigtes Interesse ergibt sich aus den oben genannten Zwecken für die Datenverarbeitung.

 

Aufbewahrungsdauer

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für den Zweck, für den sie erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erhebung von Daten für die Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist. Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies spätestens nach sieben Tagen der Fall. Eine Speicherung über diesen Zeitraum hinaus ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen durch Löschung der letzten acht Bits anonymisiert, so dass eine Identifizierung von Ihnen nicht mehr möglich ist.

 

  1. b) Wenn Sie uns kontaktieren und eine Demo anfordern

Wenn Sie uns bezüglich der charles cCom-Platform auf unserer Website kontaktieren oder eine Demo oder anderes zur Verfügung gestelltes Material anfordern, verarbeiten wir die von Ihnen bereitgestellten persönlichen Daten.

 

Art der Daten

Wir bitten Sie, die folgenden Informationen auf unserer Website anzugeben:

  • Vorname und Nachname
  • E-Mail Adresse
  • Rufnummer
  • Stellenbezeichnung und Rolle
  • Unternehmen
  • Unternehmensgröße
  • Bevorzugte Sprache
  • Produkte und Funktionen, an denen Sie interessiert sind

 

Verwendungszwecke

Die genannten Daten werden von uns zu den folgenden Zwecken verarbeitet:

  • Bewertung der anpassung unserer charles cCom software an ihr unternehmen
  • Einen Termin für eine Demo und/oder die Bereitstellung von Material über unsere Software charles cCom
  • Prozess der Vertragsanbahnung und -unterzeichnung
  • Für andere administrative Zwecke.

 

Wenn Sie eingewilligt haben, weitere Mitteilungen von uns zu erhalten, verarbeiten wir Ihre Daten zusätzlich zu Ihrer Anfrage, wenn Sie sich für unseren Newsletter anmelden möchten (mehr dazu unten unter Abschnitt 5).

 

Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs.. 1 Satz 1 lit. a GDPR.

 

Aufbewahrungsdauer

Wir speichern Ihre im Rahmen der Einwilligung erhobenen personenbezogenen Daten zu den vorgenannten Zwecken bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie sich an uns wenden oder sich über den Abmeldelink von unserem Newsletter abmelden.

 

Wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen, werden wir Ihre personenbezogenen Daten unverzüglich löschen, sofern wir sie für Marketingzwecke auf der Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf nicht die Löschung aller Ihrer personenbezogenen Daten zur Folge hat, die wir im Rahmen der Geschäftsbeziehung mit Ihnen verarbeiten, wenn es hierfür eine andere Rechtsgrundlage gibt. Durch den Widerruf Ihrer Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Datenverarbeitung nicht berührt.

 

  1. c) Gelegentliche zweckgebundene Abfragen

Es kann vorkommen, dass wir Ihre persönlichen Daten auf unserer Website abfragen, z. B. zu Einstellungszwecken oder um Ihre Teilnahme an einem Wettbewerb oder einer Veranstaltung zu verwalten. In allen Fällen werden wir Ihnen Datenschutzerklärungen zur Verfügung stellen, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden.

 

  1. Anmeldung für den charles Newschat auf WhatsApp

Auf unserer Website bieten wir Ihnen an, sich für unseren Newschat auf WhatsApp anzumelden. Es werden keine Daten an WhatsApp gesendet, bis Sie den QR-Code gescannt oder auf den Link geklickt haben, der auf WhatsApp verweist. Erst danach werden Sie zu WhatsApp weitergeleitet und haben die Möglichkeit, eine Konversation mit uns zu beginnen.

 

Für das Angebot und die Nutzung von WhatsApp nutzen wir unsere charles cCom Platform, wobei wir alle Daten in der EU speichern. Als offizieller WhatsApp-Partner nutzen wir die WhatsApp Business API mit der Folge, dass Kommunikationsinhalte durch WhatsApp Verschlüsselungsmethoden besonders geschützt sind.

 

Ihre Nutzung von WhatsApp unterliegt ausschließlich den Vereinbarungen, die Sie mit WhatsApp getroffen haben. Gemäß den Nutzungsbedingungen von WhatsApp haben wir Ihre Telefonnummer und Ihren Benutzernamen über Ihren Kontakt. Wir verwenden diese und andere von Ihnen bereitgestellte Informationen, um:

  • Sie erkennen und auf Sie reagieren
  • Ihre Präferenzen zu verwalten, und
  • Ihnen einen Newsletter per WhatsApp zu schicken (mehr dazu unter Abschnitt 5)

 

Die jeweiligen Rechtsgrundlagen sind: (i) Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 (1) (a) GDPR, um Ihre Anfragen zu beantworten; und (ii) unser überwiegendes berechtigtes Interesse, kundenspezifisches Marketing zu betreiben und für die Geschäftsentwicklung in Übereinstimmung mit Art. 6 (1) (f) GDPR.

Eine bereits erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

 

Die Daten werden so lange gespeichert, wie es für den Zweck des Prozesses erforderlich ist. Die Daten werden gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für die Zwecke der Verarbeitung nicht mehr benötigt werden.

 

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an: WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland oder lesen Sie die entsprechenden Datenschutzbestimmungen: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea

 

  1. Newsletter

Wenn Sie dem Erhalt von Newslettern oder anderen Aktualisierungsdiensten zugestimmt haben, die per WhatsApp, E-Mail oder auf andere Weise versandt werden, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten und andere Daten, die Sie uns übermittelt haben (siehe oben Abschnitt 3 b), um Ihnen diese Dienste bereitzustellen.

Um das Nutzererlebnis weiter zu optimieren und insbesondere die Ihnen zur Verfügung gestellten Informationen anzupassen, verarbeiten wir Informationen über Ihre angegebenen Präferenzen, falls vorhanden, und verfolgen in einigen Fällen Ihre Interaktion mit unserem Newsletter (Nutzerstatistiken). In diesem Zusammenhang nutzen wir Hubspot als Marketing-Tool für E-Mail-Newsletter und für die Deal- und/oder Lead-Registrierung.

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an: HubSpot, Inc., 25 First Street, 2nd Floor, Cambridge, MA 02141, USA oder unter der jeweiligen Datenschutzrichtlinie https://legal.hubspot.com/privacy-policy.

Alle Newsletter-Aktivitäten und sonstigen Aktualisierungsdienste dienen Marketingzwecken und der Geschäftsentwicklung.

 

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung, die es uns ermöglicht, Ihnen Newsletter zuzusenden, basiert auf Ihrer ausdrücklichen Einwilligung, die wir erhalten haben. In anderen Fällen basiert die Verarbeitung auf unseren überwiegenden berechtigten Interessen, um kundenspezifisches Marketing zu betreiben und für die Geschäftsentwicklung, oder, je nach Fall, für die Erfüllung eines entsprechenden Vertrags.

 

Aufbewahrungsdauer

Wir bewahren personenbezogene Daten nur so lange auf, wie es einen legitimen Grund oder eine andere rechtliche Grundlage dafür gibt, und überprüfen diese rechtlichen Grundlagen laufend. Wenn es keinen rechtlichen Grund mehr für die Aufbewahrung der Daten gibt, löschen wir die personenbezogenen Daten sicher oder anonymisieren sie in einigen Fällen.

Es hat keine negativen Folgen, wenn Sie uns die oben genannten personenbezogenen Daten nicht zur Verfügung stellen. Ohne die Angabe Ihrer persönlichen Daten können Sie jedoch unseren Newsletter oder andere Aktualisierungsdienste nicht erhalten.

 

  1. Hyperlinks zu sozialen Medien

Wir verweisen auf unsere Social-Media-Accounts (Facebook, Instagram und LinkedIn) auf unserer Webseite mittels Hyperlinks. Obwohl die Links zu unseren Social-Media-Accounts in die entsprechenden Logos eingebettet sind, werden keine Daten über Sie als Nutzer an den jeweiligen Anbieter des sozialen Netzwerks übermittelt. Erst wenn Sie die Logos anklicken, werden Sie auf die jeweilige Website weitergeleitet. Der jeweilige Anbieter des sozialen Netzwerks erhebt und verarbeitet Informationen über Ihren Besuch auf unserer Website für seine eigenen Geschäftszwecke. Auf diese Datenverarbeitung auf den jeweils verlinkten Websites haben wir keinen Einfluss.

 

Für weitere Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch diese Anbieter sozialer Netzwerke wenden Sie sich bitte an den jeweiligen Anbieter sozialer Medien oder konsultieren Sie die jeweiligen Datenschutzbestimmungen:

 

  1. Offenlegung

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht zu anderen als den unten aufgeführten Zwecken an Dritte weitergegeben.

Wir werden Ihre persönlichen Daten nur dann an Dritte weitergeben, wenn:

  • Sie Ihre ausdrückliche Zustimmung gemäß Art. 6 Abs.. 1 Satz 1 lit. a GDPR erteilt haben,
  • die Offenlegung gemäß Art. 6 Abs.. 1 Satz 1 lit. f DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben,
  • bei Vorliegen einer gesetzlichen Verpflichtung zur Datenweitergabe nach Art. 6 Abs.. 1 Satz 1 lit. c GDPR, und
  • Dies ist rechtlich zulässig und für die Durchführung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen gemäß Art. 6 Abs.. 1 Satz 1 lit. b GDPR.

 

  1. Übermittlung an Drittländer

Als weltweit tätiges Unternehmen teilen wir die von uns verarbeiteten Daten mit Empfängern (Dienstleistern oder anderen Dritten), die sich außerhalb des EWR befinden können. Soweit in diesen Ländern kein mit den europäischen Datenschutzgesetzen vergleichbares gesetzliches Datenschutzniveau besteht, werden wir geeignete Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten in diesen Ländern angemessen geschützt werden. Insbesondere können wir die von der Europäischen Kommission veröffentlichten Standardvertragsklauseln anwenden.

Falls wir Daten in die USA übermitteln, sollten Sie wissen, dass der Europäische Gerichtshof (EuGH) das dort geltende Datenschutzniveau als weniger schützend bewertet hat als das in der EU geltende ("Schrems II" C-311/18). Diese Bewertung stützt sich auf die nachrichtendienstlichen Aktivitäten der US-Behörden in Bezug auf die in die Vereinigten Staaten übermittelten personenbezogenen Daten. Nach Auffassung des EuGH können Überwachungsprogramme nicht als auf das absolut Notwendige beschränkt angesehen werden, und die betroffenen Personen haben kein Recht auf einen wirksamen Rechtsbehelf, der vor Gericht gegen die US-Behörden eingelegt werden kann. In Anbetracht dieser Umstände überwachen wir regelmäßig die rechtlichen Anforderungen an Datenübermittlungen in die USA. Außerdem bewerten wir die Risiken des Zugriffs von US-Behörden auf personenbezogene Daten, die wir in die USA übermitteln, und die Notwendigkeit zusätzlicher Sicherheitsvorkehrungen.

Sie können sich an unser Datenschutzteam wenden, um weitere Informationen zu erhalten und insbesondere Einsicht in die abgeschlossenen Standardverträge zu verlangen.

 

  1. Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung

Werden Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs.. 1 Satz 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen, wenn dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, oder wenn sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall steht Ihnen ein allgemeines Widerspruchsrecht zu, das von uns ohne Angabe einer besonderen Situation berücksichtigt wird.

Wenn Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen möchten, senden Sie einfach eine E-Mail an dpo@hello-charles.com.

 

  1. Weitere Rechte als betroffener Personen

Sie haben ferner die folgenden Rechte als betroffene Person:

  • Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 GDPR zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, an die Ihre Daten weitergegeben wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Ihrer Daten, sofern sie nicht bei uns erhoben wurden, sowie das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und gegebenenfalls aussagekräftige Informationen über deren Einzelheiten verlangen;
  • In Übereinstimmung mit Art. 16 GDPR, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten, die bei uns gespeichert sind, zu verlangen;
  • Die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten gemäß Art. 17 DSGVO zu verlangen, es sei denn, die Verarbeitung ist für die Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich;
  • Die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gem. Art. 18 DSGVO zu verlangen, wenn die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie diese aber zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO eingelegt haben;
  • In Übereinstimmung mit Art. 20 DSGVO das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
  • In Übereinstimmung mit Art. 7 Abs. 3 GDPR, Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung auf der Grundlage dieser Einwilligung für die Zukunft nicht mehr fortsetzen dürfen, und
  • Eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde gemäß Art. 77 GDPR einzulegen. In der Regel können Sie sich an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Wohnsitzes oder Arbeitsplatzes oder an unseren Firmensitz wenden. Im letzteren Fall können Sie sich an unsere federführende Datenschutzbehörde wenden:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

Friedrichstr. 219

10969 Berlin

https://www.datenschutz-berlin.de/ueber-uns/kontakt

 

  1. Datenschutzhinweis für Anrufaufzeichnungen.

Weitere Informationen zu den Aufzeichnungen, die wir während der Verkaufs- und Marketinggespräche machen, finden Sie in den ausführlichen Informationen hier.

 

  1. Datenschutzhinweis für Videoaufzeichnungen im Büro.

Für weitere Informationen über die Videoaufnahmen, die wir machen, wenn Sie das Büro von Charles betreten, sehen Sie bitte detaillierte Informationen hier.

 

  1. Aktualität und Änderungen dieser Datenschutzrichtlinie

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand 27. April 2022. Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote darüber oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern.